Das Uber Familientreffen Eine Checkliste für die Planung

Eine monatliche Anleitung, die Ihrer Familie hilft, ein großes Familientreffen zu organisieren.

Aktualisiert: 17. Februar 2017 Save Pin FB

Große Familientreffen sind wunderbare Anlässe, um Ihre Familie zu feiern's langjähriges Erbe und Traditionen, und Ihre Familie's Zukunft. Diese Arten von Wiedervereinigungen erstrecken sich in der Regel über mehrere Generationen und umfassen einen vierten und einen fünften Cousin, vielleicht sogar noch mehr.

Wenn du'Planen Sie ein großes Familientreffen, es'Es ist eine gute Idee, das Interesse zu messen und Kontaktinformationen mehr als ein Jahr im Voraus zu sammeln. Noch wichtiger: Stellen Sie ein Team von Verwandten zusammen, die Ihnen bei der Koordination dieses großen Ereignisses und aller damit verbundenen Dinge helfen. Hier's eine Checkliste, die Ihnen und Ihrer Familie den Einstieg erleichtert!

12-18 Monate zuvor

Erstellen Sie eine Mailingliste. Erstellen Sie eine Datenbank mit Postanschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, die Sie hinzufügen und aktualisieren können, um das Wort zu verbreiten. Erwägen Sie, eine "Gruppe" online bei Yahoo oder über Hotmail zu gründen, damit Sie problemlos in Kontakt bleiben können.

Bestimmen Sie das Interesse der Familienmitglieder. Senden Sie eine Familienumfrage (per E-Mail oder auf dem Postweg), um das Interesse an einem Wiedersehen zu messen, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Personen teilnehmen, Daten und Orte zu bestimmen und herauszufinden, wie sie sich das perfekte Wiedersehen vorstellen.

11-12 Monate zuvor

Bilden Sie Komitees für die Wiedervereinigung.

• Standortkoordinator zur Einrichtung von Unterkünften
• Schatzmeister, um Ausgaben im Auge zu behalten und Spendenaktionen zu organisieren
• Kulinarischer Planer, um Menüs zu arrangieren, Mahlzeiten zu planen, Caterer zu kontaktieren und lokale Restaurants zu bewerten

Set Designer Dekorationen und Schilder zu behandeln

Veranstaltungsdirektor zur Planung von Aktivitäten und Unterhaltung

Sekretär für das Wiedersehen, um die Kommunikation zu koordinieren und Anfragen zu bearbeiten

Historiker, der bei Bedarf den familiären Hintergrund liefert

Fotograf / Videofilmer zur Aufzeichnung des Ereignisses

Haushälterin für Aufräumarbeiten

Erstellen Sie ein Budget- und Buchhaltungssystem.

Beginnen Sie mit dem Sammeln von Spenden. Große Familientreffen können für die Organisatoren teuer werden, selbst wenn jeder Teilnehmer seinen eigenen Weg bezahlt. Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Ausgaben zu bestreiten oder die Anwesenheit von weit entfernten Familienmitgliedern oder Menschen mit besonderen Bedürfnissen zu finanzieren.

• Halten Sie eine Verlosung, Auktion oder einen Flohmarkt nur für Familien ab, bei der unter anderem Oma zum Verkauf steht'S Bettdecken, Hand-me-down-Möbel, Kinder' Kunst oder Erinnerungsstücke. Koordinieren Sie den Verkauf im Internet.
• Erstellen Sie eine Familiendokumentation mit der Filmemacher-Software. Screenen Sie es bei der Wiedervereinigung und verkaufen Sie Kopien.
• Bitte um Spenden von der Familie. Richten Sie eine Wiedervereinigungswebsite ein, über die über ein PayPal-Konto gespendet werden kann. Hierbei handelt es sich um einen sicheren Onlinedienst, mit dem Sie Geld mit einem Girokonto oder einer Kreditkarte nur unter Verwendung einer E-Mail-Adresse senden und empfangen können.

Forschungsstandorte und -einrichtungen.

• Bitten Sie Ihren Veranstaltungsleiter, nach Orten zu suchen, die eine Vielzahl von Interessen, Altersstufen, körperlichen Fähigkeiten und finanziellen Ressourcen berücksichtigen.
• Der Gartengrill mag der klassische Veranstaltungsort sein, aber Sie sollten auch Möglichkeiten zur Erinnerung in Betracht ziehen, wie zum Beispiel ein Kreuzfahrtschiff oder eine Dude-Ranch. Familienresorts am Meer oder See sind ideal; Es gibt sowohl zu Wasser als auch zu Land Dinge zu tun - Aktivitäten, die Kinder beschäftigen, und Freizeitmöglichkeiten für Erwachsene am Strand.
• In vielen Urlaubsgebieten gibt es einen "Destination Manager", der Ihnen bei den Details Ihres Wiedersehens behilflich sein kann. Darüber hinaus bestimmen Hotels und Resorts häufig einen ihrer Vertriebsmitarbeiter als Wiedervereinigungsspezialisten.

10 Monate zuvor

Finalisieren Sie das Datum und den Ort. Finden Sie heraus, welche Annehmlichkeiten zur Verfügung stehen: Trinkwasser, Swimmingpool, Grillmöglichkeiten, Umkleidekabinen, Innenraum (bei Regen), Picknicktische usw.

Planen Sie Unterkünfte.

• Erstellen Sie eine Liste lokaler Unterkünfte und prüfen Sie, ob Sie einen Rabatt auf einen Zimmerblock vereinbaren können.
• Wenden Sie sich an Familienmitglieder vor Ort, um zu erfahren, ob sie'bereit sein, Verwandte in ihrem Haus aufzunehmen. Stellen Sie Freiwillige zusammen' Namen und Telefonnummern in einer Liste.

Überlegen Sie sich einen vorläufigen Zeitplan für das Wiedersehen, Thema und ungefähre Kosten pro Person.

Senden Sie eine Save-the-Date-E-Mail oder einen Mailer.

• Geben Sie einen vorläufigen Zeitplan für das Wiedersehen, das Thema, die ungefähren Kosten pro Person und die Unterbringungsmöglichkeiten an.

Informationen über vermisste Verwandte anfordern.

Fordern Sie Informationen zu Familientraditionen, Rezepten und Aktivitäten an, die Sie in Ihre Veranstaltung einbeziehen möchten.

Bitten Sie die Freiwilligen, bei der Planung zu helfen oder Lebensmittel, Bastelbedarf, Volleyballnetze oder andere Gegenstände für die Gruppe mitzubringen's verwenden.

8 bis 9 Monate zuvor

Kontaktieren Sie Freiwillige und verteilen Sie Aufgaben nach Bedarf.

Stelle einen Fotografen ein.

Stelle einen Videofilmer ein.

Mieten Sie Unterhaltung -- Discjockey, Band oder sonstige Unterhaltung, falls zutreffend.

Unterkünfte reservieren.

8 Monate zuvor

Planen Sie Veranstaltungen und Aktivitäten.

• Sichern Sie sich Fachkräfte oder Standorte für Ihre Aktivitäten. Nehmen Sie beispielsweise Rafting-Reservierungen für Wildwasser vor, reservieren Sie ein Softballfeld, mieten Sie Reiseleiter oder Yogalehrer.
• Beginnen Sie mit dem Kauf von Artikeln'Ich brauche für alle Bastelaktivitäten.

Planen und planen Sie Mahlzeiten. Ob Sie'Sie machen ein ungezwungenes Picknick, einen ausgedehnten Campingausflug oder ein Wochenende in Las Vegas'Ich möchte ein Menü planen und / oder vernünftige Restaurants finden, die für große Gruppen geeignet sind.

• Erstellen Sie eine Liste aller von Ihnen zubereiteten Mahlzeiten'Ich werde essen oder das Essen, das Sie'Ich brauche.
• Weisen Sie jedem Verwandten ein Lebensmittel zu.
• Wenden Sie sich an Restaurants, um zu erfahren, ob sie welche haben'Ich werde große Gruppen beherbergen und Reservierungen machen, wenn möglich.

Pläne für Wiedervereinigungsbevorzugungen abschließen, Video, Familiengeschichte Broschüre oder T-Shirts. Familienmitglieder möchten etwas, um sich an diesen großartigen Anlass zu erinnern.

• Bitten Sie ein künstlerisches Familienmitglied, ein T-Shirt, einen Hut, ein Sweatshirt oder ein anderes personalisiertes Kleidungsstück zu entwerfen.
• Stellen Sie Ressourcen für Ihre Familiengeschichte oder Ihr Video zusammen.

Wenn Sie einen Gefallen aussprechen möchten, sind Einwegkameras und Streichholzschachteln zwei kostengünstige Optionen, die für Ihre Veranstaltung personalisiert werden können.

6 Monate zuvor

Einladungen verschicken.

• Schließen Sie endgültige Zeiten, Standorte, Karten, Wegbeschreibungen, Unterkunftsoptionen, Kosten und einen Zeitplan für Veranstaltungen ein.

Fügen Sie bei Bedarf eine Anmeldeoption für bestimmte Aktivitäten hinzu.

Fügen Sie Aufgaben für Verwandte hinzu, die sich freiwillig gemeldet haben, um Lebensmittel oder andere Gegenstände mitzubringen.

Fügen Sie eine Anfrage für Fotos und / oder Geschichten hinzu, die Sie in die Familiengeschichte oder das Video aufnehmen möchten.

Geben Sie ein Antwortdatum sowie eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift an, auf die sie antworten können. Bitten Sie die Familienmitglieder, gegebenenfalls Angaben zu ihrer Unterkunft oder Ankunft zu machen.

5 Monate zuvor

Starten Sie eine Liste von denen, die ihre Teilnahme bestätigt haben, wo sie'Ich werde bleiben, und wenn sie'Ich werde ankommen.

Leihausrüstung reservieren wie ein Podium, Mikrofon, Tische oder Stühle.

Beginnen Sie mit dem Kompilieren und Schreiben Ihre Familiengeschichte Broschüre oder Video. Sie'Sie müssen diesen Vorgang vier Monate vor dem Wiedersehen abschließen, damit Sie die Anzahl der benötigten Exemplare bestellen können.

3 bis 4 Monate vorher

Letzte Einkäufe tätigen.

• Bastelmaterial
• Dekorationen
• Gefälligkeiten, personalisierte T-Shirts, Einwegkameras oder andere Gegenstände, die Sie bei der Wiedervereinigung verteilen möchten
• Andere _______________________________

Bestellen Sie Kopien der Familiengeschichte oder des Videos.

Zwei Monate zuvor

Restaurantreservierungen bestätigen und geben Sie Ihren aktuellen Gästeschätzwert an.

Bestätigen Sie mit Verwandten die Essen oder andere Vorräte mitbringen.

Bestätigen Sie die Treffpunkte.

Aktivitäten bestätigen.

Schlafplätze bestätigen.

2 Wochen vorher

Kontaktieren Sie Restaurants mit einer abschließenden Gästezählung.

Kontaktieren Sie alle Fachleute, die Sie'habe angestellt und bestätigen Sie die Zeiten, Orte und die endgültige Anzahl der Gäste.

• Fotograf
• Videographer
• Unterhaltung
• Aktivitätskoordinatoren, Instruktoren, Reiseleiter

Überprüfen Sie Ihre endgültige To-Do-Liste.

Kaufen Sie Last-Minute-Dekorationen und Zubehör.

Erstellen Sie Schilder und Banner.

Treffen Sie Vorkehrungen, um Essensreste zu spenden zu einem örtlichen Tierheim oder einer Speisekammer.

2 Tage vorher

Review Reunion Minutiae mit Ausschüssen.

Bereiten Sie Restzahlungen und Trinkgelder vor für alle Profis und helfen Ihnen'habe angestellt. Legen Sie diese in getrennten Umschlägen zusammen, damit Sie sie bei Bedarf während der gesamten Veranstaltung schnell verteilen können. Denken Sie daran, dass Sie später zusätzliche Tipps senden können, wenn deren Leistung außergewöhnlich war. Ansonsten ist ein Trinkgeld von 10 bis 15 Prozent üblich's nicht in ihrer Gebühr enthalten.

Der Tag davor

Aufstellen und dekorieren.

Schlaf ein bisschen!

Innerhalb von 2 Wochen nach der Veranstaltung müssen Sie:

Schreiben Sie Dankesschreiben an besondere teilnehmer, an verwandte, die zeit und geld gespendet haben, und an alle, die dazu beigetragen haben, dass ihre veranstaltung zum erfolg wurde.

Senden Sie zusätzliches Trinkgeld und verbleibende Restzahlungen.

Film entwickeln. Stellen Sie sicher, dass CDs erstellt werden, damit Sie Fotos auf ofoto.com oder shutterfly.com hochladen können. Auf diese Weise können andere Familienmitglieder Kopien Ihrer Fotos erwerben.

Spenden oder verteilen übrig gebliebene Gefälligkeiten, Dekorationen, Broschüren zur Familiengeschichte usw.

Innerhalb von 4 Wochen nach der Veranstaltung:

Follow-up mit Videofilmer und Fotograf um herauszufinden, wann die Materialien zur Verteilung bereit sind.

Senden Sie eine E-Mail oder ein Massenmailing an alle Teilnehmer, die die Feierlichkeiten zusammengefasst, ihnen für ihre Teilnahme gedankt und ihnen mitgeteilt haben, wo sie Fotos, Videos oder andere Folgemaßnahmen von Ihrer Veranstaltung kaufen können.